Актуальные проблемы приема и выдачи электронных архивных документов в Республике Казахстан
DOI:
https://doi.org/10.26577/JH.2024.v113i2-09Аннотация
Развитие электронных ресурсов и цифровых технологий способствовало переходу электронному документообороту и цифровизации документооборота. В связи с этим возникает вопрос качественного хранения электронных документов и создания электронных архивов. Целью нашей статьи является изучение нормативно-правовых актов государства, регулирующее деятельность электронных архивов страны. Для достижения данной цели следует решить следующие задачи: определить перечень документов, которые входят в электронный архив страны, рассмотреть правила оцифровки и публикации архивных документов в Республики Казахстан, а также выявить текущие вызовы и перспективы развития электронных архивов. Результаты. С принятием программы «Цифровой Казахстан» ежегодно оцифровке подвергаются более 500 тысяч листов архивных документов, однако к началу 2023 года только 5% от общего объема, т. е. почти 16 миллионов единиц хранения Национального архивного фонда Казахстана, находящихся на государственном хранении, были переведены в электронный формат. Этот показатель говорит о низкой эффективности использования информационных систем в архивах. Исследование показало, что архивы страны осуществляют онлайн-услугу «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» они доступны гражданам через официальный сайт www.egov.kz и мобильное приложение «eGov». Доступность оцифрованных архивных материалов существенно различается. Например, в таких регионах страны, как Западно-Казахстанская, Восточно-Казахстанская и Актюбинская области, поиск и доступ к электронным материалам на официальных веб-страницах госархивов простой и быстрый, в то время как на веб-страницах архивов Алматинской, Павлодарской, Мангистауской, Кызылординской, Карагандинской, Жамбылской областей они ограничены. Выводы. Исследования показали, что перечень документов, включаемых в состав электронного архива, юридически не определен, срок действия электронной цифровой подписи истекает в течение одного года, что в дальнейшем вызывает сомнения в законности таких документов. Также важно не только развивать и совершенствовать нормативно-правовую базу в области архивного дела и документации, но и нужно разработать методические рекомендации для архивов по созданию веб-ресурсов.
Ключевые слова. электронный архив, Казахстан, цифровизация, внедрение, нормативно-правовые акты.
Библиографические ссылки
Адельгужин, 2007. – Адельгужин А.А. Нормативная правовая база документирования и архивного дела // Делопроизводство в Казахстане. – 2007. - № 1. – С. 14-20.
Алимгазинов, 2014. – Алимгазинов К.Ш. Современные технотронные источники: информационный анализ исторических гипертекстов. - Алматы: Елтаным, 2014. - 344 с.
Алпысбаева, 2020. – Оцифровка архивных документов: методические рекомендации / сост.: Н. Алпысбаева, Б. Шайлазымов, – Алматы: Қазақ университеті, 2020. – 68 c.
Аналитический доклад, 2021. – Аналитический доклад о развитии архивного дела: состояние, тенденции, перспективы. URL: https://www.gov.kz/memleket/entities/archive/activities/1091?lang=ru (дата обращения 03.04.2023).
Архивное дело, 2021. – Архивное дело и управления документацией. URL: https://www.gov.kz/memleket/entities/tourism/activities/1091?lang=ru (дата обращения: 05.04.2023)
Authentication Rules, 2015. – Order of the Minister of Investment and Development of the Republic of Kazakhstan dated December 9, 2015 No. 1187 “On approval of the Rules for Authentication of Electronic Digital Signatures.” URL: https://adilet.zan.kz/rus/docs/V1500012864. (date of access: 04/03/2023)
Constitution, 1995. The Constitution of the Republic of Kazakhstan was adopted in a republican referendum on August 30, 1995. URL: https://adilet.zan.kz/rus/docs/K950001000_ (access date: 04/05/2023)
Гражданский кодекс, 1999. – Кодекс Республики Казахстан от 1 июля 1999 года № 409 «Гражданский кодекс Республики Казахстан (Особенная часть)». URL: https://adilet.zan.kz/rus/docs/K990000409 (дата обращения: 03.04.2023)
Жакыпов, 2019. – Жакыпов М.Х. Опыт формирования и развития общенациональной Единой системы электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан // Управление документами в цифровой экономике: проблемы взаимодействия: Материалы II Международной научно-практической конференции. Москва, 6 ноября 2019 г. / Под общ. ред. А.Б. Безбородова. Москва: РГГУ, 2019. – С.26-39
Жусупов, 2007. – Жусупов Е.К. О необходимости принятия Закона Республики Казахстан «О документационном обеспечении управления» // Делопроизводство в Казахстане. – 2007. - № 2. – С. 23-25.
Копбосынова, 2006. – Копбосынова А.К. Состояние и проблемы развития электронного документооборота и электронных архивов в государственных органах Республики Казахстан // Материалы республиканского семинара-совещания «Электронный документооборот и электронные архивы». Астана, 26 сентября 2006 г. – Алматы, 2006. – С. 22-28.
Ланской, 2019. – Ланской Г.Н. Электронно-цифровые архивы в Российской Федерации: проблемы и перспективы развития // Документация в информационном обществе: задачи архивоведения и документоведения в условиях цифровой экономики: Доклады и сообщения XXV Международной научно-практической конференции, Москва, 07–08 ноября 2018 г. – Москва, 2019. – С. 67.
Ларин, 2015. – Ларин М.В. Электронные документы: вопросы теории и практики // Вестник РГГУ. Серия: Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная безопасность, 2015. – № 2. – С. 56.
Мустафина, 2023. – Мустафина А.Х. История информатизации архивов Казахстана (1991-2020). дисс. На соискание уч. степени к.и.н. – Москва, 2023. – 246 с.
Rules for replenishment, 2018. – Decree of the Government of the Republic of Kazakhstan dated September 20, 2018 No. 576 “ On approval of the Rules for replenishment, storing, recording and using documents of the National Archival Fund and other archival documents by state and special state archives” URL: https://adilet.zan.kz/eng/docs/P1800000576 (access date: 04/01/2023)
On access to information, 2015. Law of the Republic of Kazakhstan adopted November 16, 2015 No. 401-V ZRK “On access to information.” URL: https://adilet.zan.kz/rus/docs/Z1500000401 (access date: 04/05/2023)
On National Archival Fund, 1998. – Law of the Republic of Kazakhstan adopted December 22, 1998 No. 326-1 “On National Archival Fund and Archives.” URL: https://adilet.zan.kz/rus/docs/Z980000326 (access date: 04/01/2023)
On copyright, 1996. – Law of the Republic of Kazakhstan adopted June 10, 1996 No. 6-I “On copyright and the related rights.” URL: https://adilet.zan.kz/rus/docs/Z960000006_ (access date: 04/03/2023)
On informatization, 2015. Law of the Republic of Kazakhstan adopted November 24, 2015 No. 418-V ZRK “On informatization.” URL: https://adilet.zan.kz/rus/docs/Z1500000418 (access date: 04/05/2023)
Отчет, 2023. – Отчет о проделанной работе по направлению развития архивного дела за 1 квартал 2023 года. URL: https://www.gov.kz/memleket/entities/shymkent-til/documents/details/462910?directionId=2737&lang=ru (дата обращения: 05.04.2023)
Самойленко, 2007. – Самойленко Е.Ю. Электронный архив в организации: предпосылки и получаемый эффект // Делопроизводство в Казахстане. – 2007. - № 7. – С. 73-77
Сексенбаева, 2018. – Сексенбаева Г.А. Электронные документы и электронные архивы в США. // Вестник КазНУ: Серия историческая Том 91 – № 4. 2018. – С. 169-179
Слободянюк, 2007. – Слободянюк А.А. О внедрении Единой системы электронного документооборота // Делопроизводство в Казахстане. – 2007. - № 4. – С. 13-17.
Соловьев, 2017. – Соловьев А.В. Электронные архивы: разработка постановки для задачи обеспечения долговременной сохранности электронных деловых документов / А.В. Соловьев // Труды института системного анализа Российской академии наук. – 2017. - № 3. – С. 20-25.
Сравнительный анализ, 2015. – Сравнительный анализ программных продуктов, предназначенных для информатизации внутриархивной деятельности государственных и муниципальных архивов: Аналитический обзор. Том 1. – Москва, 2015. – С. 21.
Сфера архива, 2022. – Сфера архива. URL: https://www.gov.kz/memleket/entities/shymkent-til/activities/2737?lang=ru (дата обращения: 05.04.2023)
Тихонов, 2007. – Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов // Вестник архивиста, 2007. – № 3. – С. 166
