Actual problems of acceptance and delivery of electronic archival documents in the Republic of Kazakhstan
DOI:
https://doi.org/10.26577/JH.2024.v113i2-09Abstract
The development of electronic resources and digital technologies has contributed to the transition to electronic document management and digitalization of document management. The question arises regarding the high-quality storage and creation of electronic archives. Therefore, the purpose of our article is to study the regulatory legal acts of the state that regulate the activities of the electronic archives of the country. To achieve this goal, the following tasks should be addressed: creating a list of documents included in the country’s electronic archive, examining the rules for digitizing and publishing archival documents in the Republic of Kazakhstan, and identifying current challenges and prospects for developing electronic archives.
Results. With the adoption of the "Digital Kazakhstan" program, over 500,000 sheets of archival documents are digitized annually. However, by the beginning of 2023, only 5% of the nearly 16 million storage units in public storage within the National Archival Fund of Kazakhstan have been transferred to electronic format. This indicates low efficiency in using information systems in archives. The study showes that the country's archives carry out the online service «Issuance of archival certificates, copies of archival documents or archival extracts», they are available to citizens through the official website www.egov.kz and the «EGov» mobile application. The availability of digitized archival materials varies significantly in such regional archives of the country as the West Kazakhstan, East Kazakhstan and Aktobe regions; search and access to electronic materials on their official web pages is easy and fast, while the web pages of the archives of Almaty, Pavlodar , Mangistau, Kyzylorda, Karaganda, Zhambyl regions is limited. Conclusions. The study showed that the list of documents included in the electronic archive is not legally defined, the validity period of the electronic digital signature expires within one year, which further raises doubts about the legality of such documents. It is crucial to not only enhance the regulatory framework for archives and documentation but also create guidelines for archives to develop web resources.
Key words: electronic archive, Kazakhstan, digitalization, implementation, legal acts.
References
Адельгужин, 2007. – Адельгужин А.А. Нормативная правовая база документирования и архивного дела // Делопроизводство в Казахстане. – 2007. - № 1. – С. 14-20.
Алимгазинов, 2014. – Алимгазинов К.Ш. Современные технотронные источники: информационный анализ исторических гипертекстов. - Алматы: Елтаным, 2014. - 344 с.
Алпысбаева, 2020. – Оцифровка архивных документов: методические рекомендации / сост.: Н. Алпысбаева, Б. Шайлазымов, – Алматы: Қазақ университеті, 2020. – 68 c.
Аналитический доклад, 2021. – Аналитический доклад о развитии архивного дела: состояние, тенденции, перспективы. URL: https://www.gov.kz/memleket/entities/archive/activities/1091?lang=ru (дата обращения 03.04.2023).
Архивное дело, 2021. – Архивное дело и управления документацией. URL: https://www.gov.kz/memleket/entities/tourism/activities/1091?lang=ru (дата обращения: 05.04.2023)
Authentication Rules, 2015. – Order of the Minister of Investment and Development of the Republic of Kazakhstan dated December 9, 2015 No. 1187 “On approval of the Rules for Authentication of Electronic Digital Signatures.” URL: https://adilet.zan.kz/rus/docs/V1500012864. (date of access: 04/03/2023)
Constitution, 1995. The Constitution of the Republic of Kazakhstan was adopted in a republican referendum on August 30, 1995. URL: https://adilet.zan.kz/rus/docs/K950001000_ (access date: 04/05/2023)
Гражданский кодекс, 1999. – Кодекс Республики Казахстан от 1 июля 1999 года № 409 «Гражданский кодекс Республики Казахстан (Особенная часть)». URL: https://adilet.zan.kz/rus/docs/K990000409 (дата обращения: 03.04.2023)
Жакыпов, 2019. – Жакыпов М.Х. Опыт формирования и развития общенациональной Единой системы электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан // Управление документами в цифровой экономике: проблемы взаимодействия: Материалы II Международной научно-практической конференции. Москва, 6 ноября 2019 г. / Под общ. ред. А.Б. Безбородова. Москва: РГГУ, 2019. – С.26-39
Жусупов, 2007. – Жусупов Е.К. О необходимости принятия Закона Республики Казахстан «О документационном обеспечении управления» // Делопроизводство в Казахстане. – 2007. - № 2. – С. 23-25.
Копбосынова, 2006. – Копбосынова А.К. Состояние и проблемы развития электронного документооборота и электронных архивов в государственных органах Республики Казахстан // Материалы республиканского семинара-совещания «Электронный документооборот и электронные архивы». Астана, 26 сентября 2006 г. – Алматы, 2006. – С. 22-28.
Ланской, 2019. – Ланской Г.Н. Электронно-цифровые архивы в Российской Федерации: проблемы и перспективы развития // Документация в информационном обществе: задачи архивоведения и документоведения в условиях цифровой экономики: Доклады и сообщения XXV Международной научно-практической конференции, Москва, 07–08 ноября 2018 г. – Москва, 2019. – С. 67.
Ларин, 2015. – Ларин М.В. Электронные документы: вопросы теории и практики // Вестник РГГУ. Серия: Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная безопасность, 2015. – № 2. – С. 56.
Мустафина, 2023. – Мустафина А.Х. История информатизации архивов Казахстана (1991-2020). дисс. На соискание уч. степени к.и.н. – Москва, 2023. – 246 с.
Rules for replenishment, 2018. – Decree of the Government of the Republic of Kazakhstan dated September 20, 2018 No. 576 “ On approval of the Rules for replenishment, storing, recording and using documents of the National Archival Fund and other archival documents by state and special state archives” URL: https://adilet.zan.kz/eng/docs/P1800000576 (access date: 04/01/2023)
On access to information, 2015. Law of the Republic of Kazakhstan adopted November 16, 2015 No. 401-V ZRK “On access to information.” URL: https://adilet.zan.kz/rus/docs/Z1500000401 (access date: 04/05/2023)
On National Archival Fund, 1998. – Law of the Republic of Kazakhstan adopted December 22, 1998 No. 326-1 “On National Archival Fund and Archives.” URL: https://adilet.zan.kz/rus/docs/Z980000326 (access date: 04/01/2023)
On copyright, 1996. – Law of the Republic of Kazakhstan adopted June 10, 1996 No. 6-I “On copyright and the related rights.” URL: https://adilet.zan.kz/rus/docs/Z960000006_ (access date: 04/03/2023)
On informatization, 2015. Law of the Republic of Kazakhstan adopted November 24, 2015 No. 418-V ZRK “On informatization.” URL: https://adilet.zan.kz/rus/docs/Z1500000418 (access date: 04/05/2023)
Отчет, 2023. – Отчет о проделанной работе по направлению развития архивного дела за 1 квартал 2023 года. URL: https://www.gov.kz/memleket/entities/shymkent-til/documents/details/462910?directionId=2737&lang=ru (дата обращения: 05.04.2023)
Самойленко, 2007. – Самойленко Е.Ю. Электронный архив в организации: предпосылки и получаемый эффект // Делопроизводство в Казахстане. – 2007. - № 7. – С. 73-77
Сексенбаева, 2018. – Сексенбаева Г.А. Электронные документы и электронные архивы в США. // Вестник КазНУ: Серия историческая Том 91 – № 4. 2018. – С. 169-179
Слободянюк, 2007. – Слободянюк А.А. О внедрении Единой системы электронного документооборота // Делопроизводство в Казахстане. – 2007. - № 4. – С. 13-17.
Соловьев, 2017. – Соловьев А.В. Электронные архивы: разработка постановки для задачи обеспечения долговременной сохранности электронных деловых документов / А.В. Соловьев // Труды института системного анализа Российской академии наук. – 2017. - № 3. – С. 20-25.
Сравнительный анализ, 2015. – Сравнительный анализ программных продуктов, предназначенных для информатизации внутриархивной деятельности государственных и муниципальных архивов: Аналитический обзор. Том 1. – Москва, 2015. – С. 21.
Сфера архива, 2022. – Сфера архива. URL: https://www.gov.kz/memleket/entities/shymkent-til/activities/2737?lang=ru (дата обращения: 05.04.2023)
Тихонов, 2007. – Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов // Вестник архивиста, 2007. – № 3. – С. 166
