Актуальные проблемы приема и выдачи электронных архивных документов в Республике Казахстан

Аннотация

Развитие электронных ресурсов и цифровых технологий способствовало переходу электронному документообороту и цифровизации документооборота. В связи с этим возникает вопрос качественного хранения электронных документов и создания электронных архивов. Целью нашей статьи является изучение нормативно-правовых актов государства, регулирующее деятельность электронных архивов страны. Для достижения данной цели следует решить следующие задачи: определить перечень документов, которые входят в электронный архив страны, рассмотреть правила оцифровки и публикации архивных документов в Республики Казахстан, а также выявить текущие вызовы и перспективы развития электронных архивов. Результаты. С принятием программы «Цифровой Казахстан» ежегодно оцифровке подвергаются более 500 тысяч листов архивных документов, однако к началу 2023 года только 5% от общего объема, т. е. почти 16 миллионов единиц хранения Национального архивного фонда Казахстана, находящихся на государственном хранении, были переведены в электронный формат. Этот показатель говорит о низкой эффективности использования информационных систем в архивах. Исследование показало, что архивы страны осуществляют онлайн-услугу «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» они доступны гражданам через официальный сайт www.egov.kz и мобильное приложение «eGov». Доступность оцифрованных архивных материалов существенно различается. Например, в таких регионах страны, как Западно-Казахстанская, Восточно-Казахстанская и Актюбинская области, поиск и доступ к электронным материалам на официальных веб-страницах госархивов простой и быстрый, в то время как на веб-страницах архивов Алматинской, Павлодарской, Мангистауской, Кызылординской, Карагандинской, Жамбылской областей они ограничены. Выводы. Исследования показали, что перечень документов, включаемых в состав электронного архива, юридически не определен, срок действия электронной цифровой подписи истекает в течение одного года, что в дальнейшем вызывает сомнения в законности таких документов. Также важно не только развивать и совершенствовать нормативно-правовую базу в области архивного дела и документации, но и нужно разработать методические рекомендации для архивов по созданию веб-ресурсов.

Ключевые слова. электронный архив, Казахстан, цифровизация, внедрение, нормативно-правовые акты.